Buchhaltung für Selbstständige: Das Wichtigste auf einen Blick.
Wer selbstständig ist, muss sich um die eigenen Zahlen kümmern. Das klingt trocken, ist aber gut machbar, wenn du die Grundlagen kennst. Hier erfährst du, was zur Buchhaltung gehört, welche Regeln gelten und wann es sich lohnt, sie abzugeben.
EÜR oder Bilanz?
Die meisten Selbstständigen ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR: Einnahmen minus Ausgaben, gezählt wird, wann das Geld fließt. Freiberufler:innen dürfen sie unabhängig von ihrem Umsatz nutzen. Bilanzieren müssen vor allem GmbH, UG und andere Kapitalgesellschaften sowie Gewerbebetriebe ab bestimmten Grenzen, aktuell 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr. Die EÜR gehört einmal jährlich zur Steuererklärung.
Belege: ohne Beleg keine Buchung.
Jede Einnahme und jede Ausgabe braucht einen Beleg, also eine Rechnung, eine Quittung oder einen Kontoauszug. Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Digital erfasste Belege sind erlaubt, wenn die Erfassung den Vorgaben (GoBD) entspricht. Wie das mit der Lexware Scan App funktioniert, zeigt unser Ratgeber zur digitalen Belegerfassung.
Umsatzsteuer: regelbesteuert oder Kleinunternehmer:in?
Als Kleinunternehmer:in weist du keine Umsatzsteuer aus, kannst aber auch keine Vorsteuer abziehen. Seit 2025 gilt die Regelung, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Im Gründungsjahr liegt die Grenze bei 25.000 Euro.
Bist du regelbesteuert, meldest du die Umsatzsteuer mit der Umsatzsteuervoranmeldung, in der Regel vierteljährlich oder monatlich. Monatlich wird es, wenn die Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 9.000 Euro betrug.
E-Rechnung: was jetzt gilt.
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ab 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 alle übrigen. Kleinunternehmer:innen und Rechnungen bis 250 Euro sind davon ausgenommen. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung in diesem Sinne. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die Lexware Office beide beherrscht.
Ein paar Grundregeln, die viel Arbeit sparen.
Geschäftskonto. Ein eigenes Konto trennt Privates und Geschäftliches und macht jede Abstimmung leichter.
Belege sofort erfassen. Am besten direkt nach dem Kauf mit dem Handy, bevor ein Kassenbon verblasst.
Regelmäßig buchen. Wöchentlich oder monatlich, nicht erst zum Jahresende.
Rücklagen bilden. Leg einen Teil deiner Einnahmen für Steuern zurück, damit Nachzahlungen dich nicht überraschen.
Selbst machen oder abgeben?
Mit Lexware Office kannst du vieles selbst erledigen. Sicherer wirst du mit einer 1:1-Schulung. Abgeben ist sinnvoll, wenn dich die Buchhaltung regelmäßig Zeit und Nerven kostet, Rückstände entstehen oder du unsicher bist. Was das kostet, erklärt unser Ratgeber Buchhaltung auslagern. Welche Aufgaben bei der Steuerkanzlei bleiben, liest du im Ratgeber Buchhalter:in oder Steuerberater:in.
Häufige Fragen.
Muss ich als Selbstständige:r eine Buchhaltung führen?
Ja. Auch als Freiberufler:in oder Kleinunternehmer:in musst du deine Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen und belegen können.
Brauche ich ein eigenes Geschäftskonto?
Für Einzelunternehmen ist es nicht vorgeschrieben, aber sehr zu empfehlen. Bei GmbH und UG führt ohnehin kein Weg daran vorbei.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen in der Regel acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Muss ich als Kleinunternehmer:in E-Rechnungen ausstellen?
Nein, davon bist du ausgenommen. Empfangen können musst du sie aber trotzdem.
Macht NUMERY® auch meine Steuererklärung?
Nein. Wir erbringen Buchführungsleistungen nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Mit deiner Steuerkanzlei arbeiten wir gern zusammen, bei Bedarf vermitteln wir dir auch Steuerberater:innen aus unserem Netzwerk.