Belege digital erfassen: So funktioniert es mit der Lexware Scan App.
Der Papierstapel auf dem Schreibtisch ist der häufigste Grund, warum Buchhaltung liegen bleibt. Mit der Lexware Scan App und automatischem Belegabruf ist das Thema in wenigen Sekunden erledigt. Hier erklären wir, wie es geht und was du beachten musst.
Schritt 1: Beleg fotografieren.
Die Lexware Scan App gibt es kostenlos für iOS und Android. Du fotografierst den Beleg, die App erkennt Ränder, richtet ihn aus und lädt ihn direkt in Lexware Office hoch. Mehrseitige Belege lassen sich zusammenfassen.
Schritt 2: Digitale Rechnungen weiterleiten.
PDF-Rechnungen aus dem Mail-Postfach leitest du an deine persönliche Belegadresse in Lexware Office weiter. Ein Klick, der Beleg liegt in der Buchhaltung.
Schritt 3: Wiederkehrende Belege automatisch abholen.
Rechnungen von Amazon, Telekom, Software-Abos und Portalen musst du nicht mehr suchen. Tools wie GetMyInvoices oder Invoicefetcher holen sie automatisch ab und übergeben sie an Lexware Office.
Schritt 4: Wir übernehmen.
Ab hier buchen wir. Jeder Beleg wird zugeordnet, mit der Bankbewegung abgeglichen und richtig verbucht. Du musst nichts vorsortieren.
Was du beachten solltest.
Vollständigkeit. Jede Ausgabe braucht einen Beleg. Auch der Kaffee mit Kund:innen.
Lesbarkeit. Der Beleg muss alle Angaben zeigen: Datum, Betrag, Umsatzsteuer, Aussteller:in.
Aufbewahrung. Digital erfasste Belege ersetzen das Papier in der Regel, solange die Erfassung den Vorgaben entspricht. Wie du damit umgehst, klärst du am besten mit deiner Steuerkanzlei.
Häufige Fragen.
Muss ich die Papierbelege trotzdem aufheben?
Das hängt von der Art der Erfassung und den Vorgaben deiner Steuerkanzlei ab. Viele Betriebe arbeiten inzwischen komplett digital. Frag deine Steuerkanzlei, was für dich gilt.
Was passiert mit Belegen, die ich vergessen habe?
Wir sehen bei der Bankabstimmung, wenn zu einer Zahlung kein Beleg vorliegt, und fragen nach.
Kann ich Belege auch am Rechner hochladen?
Ja. In Lexware Office kannst du PDFs und Bilder direkt hochladen oder per Drag-and-drop ablegen.
Funktioniert das auch für Kassenbons?
Ja. Kassenbons fotografierst du am besten sofort, weil Thermopapier mit der Zeit verblasst.